Käsi ylös: kuinka monella yrityksen talous on oikeasti aina ajan tasalla? Vai onko tilikauden vaihtuessa taas etsitty kuitteja, muistiinpanoja ja sähköposteja kirjanpitoa varten?
Monelle yrittäjälle taloushallinto on edelleen välttämätön paha.
Ei siksi, että se olisi erityisen vaikeaa, vaan siksi että se vie aikaa, vaatii muistamista ja kasaantuu helposti. Kuitit jäävät pöydälle, laskut odottavat käsittelyä ja kokonaiskuva yrityksen taloudesta on usein pari kuukautta jäljessä.
Tekoäly ei poista taloushallintoa, mutta se voi tehdä siitä kevyempää, selkeämpää ja vähemmän kuormittavaa.
Ei yhdellä taikatempulla, vaan monilla pienillä arjen helpotuksilla. Tätä kohti tähtää myös yrittäjille rakennettu kirjanpito-ohjelmisto Piilo.ai.
Tässä kirjoituksessa Piilo.ai:n perustaja Ilkka Happonen läpi, mitä tekoäly taloushallinnossa oikeasti tarkoittaa, mitä se voi tehdä jo nyt – ja miten sinä yrittäjänä voit hyödyntää sitä käytännössä.
Kirjoituksen teemasta löydät myös Intotalon webinaarin Tekoäly ja taloushallinto yrittäjän arjessa (pidetty 9.12.2025)
Ensin realismia: tekoäly ei tee kaikkea puolestasi
Aloitetaan tärkeällä rajauksella. Tekoäly ei tarkoita sitä, että kirjanpito hoituu täysin itsestään eikä yrittäjän tarvitse enää välittää mistään
Yrittäjä on edelleen vastuussa yrityksensä taloudesta, ja kirjanpitäjän rooli on yhä tärkeä – varsinkin jos liiketoiminta on monimutkaisempaa. Tekoälyn tehtävä ei ole korvata ihmisiä, vaan helpottaa heidän työtään.
Sen rooli taloushallinnossa voi tiivistää kolmeen asiaan: se poistaa turhaa käsityötä, vähentää virheitä ja auttaa tekemään oikeita asioita oikeaan aikaan.
AI ymmärtää tilannetta – ei vain numeroita
Perinteinen taloushallinto-ohjelma käsittelee tositteita melko mekaanisesti: päivämäärä, summa, ALV ja kirjaus kirjanpitoon.
Tekoäly voi mennä pidemmälle. Se ei katso pelkkiä numeroita, vaan pyrkii ymmärtämään, mitä tositteessa oikeasti tapahtuu. Se voi esimerkiksi huomata, jos kuitista puuttuu oleellinen tieto, jos jokin kulu poikkeaa normaalista tai jos jokin asia kaipaa tarkennusta.
Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi:
- Ravintolakuitti → AI kysyy: kenen kanssa olit, mistä keskusteltiin?
- Matkakulu → AI huomaa, että reitti tai tarkoitus puuttuu
- Puhelinlasku → AI huomaa, että mukana onkin uusi leasing-laite tai parkkimaksuja
- Toistuva kulu → AI huomaa, että summa poikkeaa aiemmasta
Tekoäly ei tee päätöksiä puolestasi, mutta se nostaa asiat esiin silloin, kun ne on helppo hoitaa – ei vasta kuukausia myöhemmin.
Vähemmän toistoa, vähemmän klikkailua
Suurin ajanhukka taloushallinnossa ei yleensä ole vaikeissa asioissa, vaan toistuvissa rutiineissa. Samat ohjelmistot, samat toimittajat ja samat kulut toistuvat kuukaudesta toiseen.
Näitä on voitu automatisoida jo pitkään sääntöpohjaisesti, mutta tekoäly vie tämän pidemmälle. Sen sijaan että käyttäjän pitäisi itse rakentaa monimutkaisia sääntöjä, järjestelmä oppii tekemisestä. Se seuraa, miten käsittelet asioita, ja alkaa ehdottaa samoja ratkaisuja jatkossa.
Tällöin työskentelytapa muuttuu vähitellen. Sen sijaan että kaikki tehdään alusta asti käsin, yrittäjä ja kirjanpitäjä tarkistavat ja hyväksyvät valmiit ehdotukset. Tämä yksin voi säästää yllättävän paljon aikaa kuukaudessa.
Ohjaus ja muistutukset pitävät asiat hallinnassa
Moni yrittäjä ei kaipaa lisää raportteja. Useimmiten tärkein kysymys on: “Mitä minun pitäisi tehdä seuraavaksi, ja onko kaikki kunnossa?”
Modernit järjestelmät voivat vastata tähän ohjaavuudella. Ne muistuttavat puuttuvista kuiteista, lähestyvistä eräpäivistä, ilmoituksista ja keskeneräisistä asioista. Kun tieto on näkyvissä ajantasaisesti, mikään ei pääse kasaantumaan “hoidan sitten joskus” ‑listalle.
Hyvä järjestelmä ei tunnu nalkuttavalta, vaan siltä, että joku pitää kokonaisuutta puolestasi kasassa.
Agentit hoitavat asioita taustalla
Yksi iso kehityssuunta tekoälyssä ovat niin sanotut agentit. Ne ovat pieniä automaattisia apureita, jotka hoitavat tiettyä tehtävää itsenäisesti.
Taloushallinnossa agentti voi esimerkiksi:
- Hakea kuitteja eri palveluista
- Siirtää sähköpostiin tulleet kuitit taloushallinto-ohjelmaan
- Tehdä luonnoksen myyntilaskusta esim. hyväksytyn tarjouksen pohjalta
- Muistuttaa tärkeistä asioista
Tämä ei ole enää kaukaista tulevaisuutta. Monet näistä toiminnoista ovat jo käytössä tai hyvin lähellä sitä.
Näin saat tekoälystä hyötyä jo nyt – käytännön vinkit
Tekoälyn hyödyntäminen ei vaadi täydellistä remonttia. Parhaat tulokset syntyvät, kun aloitat pienestä.
1: Valitse yksi selkeä kipukohta arjestasi. Se voi olla esimerkiksi kuittien kasaantuminen, toistuvat ostot, lisätietojen selvittely jälkikäteen tai yllättävät laskut.
Kun saat yhden näistä sujuvammaksi, huomaat nopeasti konkreettisen hyödyn.
2: Tee yhdestä työvaiheesta hieman älykkäämpi. Tavoitteena ei ole täydellinen automaatio, vaan vähemmän käsityötä.
Käytännön vinkkejä, jotka sopivat lähes kaikille:
- Valjasta GPT / Gemini tai muu AI työkalu assistentiksi, joka muistuttaa sinua esimerkiksi viikoittain tai kerran kuukaudessa rutiineista
- Kuvaa kuitit heti puhelimella. Jos ei ole käytössä sähköistä järjestelmää, agentti voi siirtää kuvat Drive / Dropboxista eteenpäin
- Hyödynnä sähköpostin automaattisia sääntöjä: kaikki “receipt”, “invoice”, “kuitti” ‑viestit samaan paikkaan, seuraava askel antaa agentin viedä kuitit eteenpäin
Jo se, että kaikkea ei tarvitse täyttää alusta asti itse, säästää aikaa ja vähentää virheitä.
3: Pyri säännöllisyyteen, älä täydellisyyteen. Talousasioissa täydellisyys ei ole yhtä tärkeää kuin ajantasaisuus. Viisi tai kymmenen minuuttia viikossa on parempi malli kuin ”hoidan kaiken joskus”. Käy asiat säännöllisesti ja nopeasti läpi ja varmista, että kaikki on suurin piirtein kunnossa.
Tekoäly tukee tätä mallia nostamalla esiin vain ne kohdat, jotka vaativat huomiota. Sinun ei tarvitse käydä kaikkea läpi – vain oleellinen.
Lopuksi: mihin tekoäly taloushallinnossa tähtää?
Tekoälyn tavoite taloushallinnossa on lopulta yksinkertainen: vähemmän säätöä, vähemmän virheitä, parempi näkyvyys ja enemmän mielenrauhaa.
Kun rutiinit hoituvat, poikkeamat huomataan ajoissa ja tieto löytyy yhdestä paikasta, taloushallinto lakkaa olemasta stressitekijä. Se muuttuu työkaluksi, joka tukee päätöksentekoa ja vapauttaa aikaa itse liiketoimintaan.
Silloin tekoäly on tehnyt juuri sen, mitä sen kuuluukin: toimia fiksuna apurina taustalla – ei pääosassa.
Kirjoittaja on yksi Piilo.ai:n perustajista, Ilkka Happonen, joka on ollut rakentamassa ja viemässä markkinoille useita taloushallintoalan ohjelmistoja.
Piditkö tästä blogiartikkelista? Tilaa uusimmat blogit suoraan sähköpostiisi alla olevalla lomakkeella!