Onko yrityksesi arki välillä yhtä kaaosta? Meneekö sinulla liikaa aikaa tulipalojen sammutteluun? Prosessien kehittäminen voi auttaa!
Jatkuva kiire ja tunne siitä, että asiat eivät ole “hyppysissä”, ovat yleensä merkkejä siitä, että prosessit kaipaavat kehittämistä.
”Jos olet jatkuvasti reagoimassa uusiin ongelmiin sen sijaan, että työskentelisit hallitusti ja ennakoiden, kannattaa miettiä, miten reaktiivisen ja proaktiivisen työn suhdetta voisi parantaa. Tämä auttaisi lisäämään hallinnan tunnetta,” Intotalon valmentaja Tuomas Mikkonen vinkkaa.
Tässä kolmiosaisessa blogisarjassa käsittelemme, miten Lean-ajattelun avulla voidaan tuoda järjestelmällisyyttä ja tehokkuutta yrityksen arkeen.
Reagoimisesta hallinnan tunteeseen
Tuomas Mikkosen mukaan kaaoksen merkkejä ovat prosessien pirstaloituminen, tiedonkulun ongelmat ja jatkuva kiire.
Kun prosessit eivät ole hallinnassa, yrityksen toiminta muuttuu reaktiiviseksi, mikä lisää stressiä ja vähentää tehokkuutta. Reaktiivisuus tarkoittaa, että yritys reagoi jatkuvasti ongelmiin sen sijaan, että ennakoisi ja hallitsisi niitä proaktiivisesti.
Reaktiivisen ja proaktiivisen työn suhde riippuu toki toimialasta. Esimerkiksi IT-alalla proaktiivista työtä voi olla jopa 90 % työajasta, kun työ viikkopalavereineen suunnitellaan ennakkoon ja toteutetaan suunnitelmien mukaan.
Sen sijaan esimerkiksi asiakaspalvelutyössä reaktiivisuus on luonnollisesti suuremmassa roolissa, sillä työ painottuu asiakkaiden yhteydenottojen ja ongelmien ratkaisemiseen.
Prosessien kehittämisellä voidaan kuitenkin kaikilla aloilla tasapainottaa reaktiivisen ja proaktiivisen työn suhdetta sekä parantaa hallinnan tunnetta työssä.
”Jos työ on jatkuvasti stressaavaa ja kiireistä, kannattaa viheltää peli poikki ja pysähtyä hetkeksi tarkastelemaan, mistä ongelmat syntyvät. Sen sijaan että korjaisimme vain seuraamuksia, voimme keskittyä ehkäisemään ongelmia ennakolta,” Mikkonen neuvoo.
Yksinkertaista tiedonkulkua
Prosessien kehittäminen alkaa tunnistamalla pullonkaulat, joihin työn sujuva virtaus tökkää.
Mikkonen kertoo esimerkin tietotyöalan yrityksestä, jossa tätä työtä oltiin aloittamassa.
”Johtaja totesi, että on pirun vaikeaa tietää, miten mitkäkin prosessit heillä edes toimivat – saati missä pullonkaulat voisivat olla. Hänellä ei ollut kokonaiskuvaa tilanteesta,” Mikkonen kuvailee.
Sitten kun yrityksen tiedonkulkua ja viestintää ryhdyttiin selvittämään, löydettiin peräti 17 eri ohjelmistoa, joissa viestit kulkevat.
”On lähes mahdotonta pysyä ajan tasalla, jos tiedonkulku on näin pirstaloitunutta. Yksi asia on WhatsAppissa, toinen sähköpostissa, kolmas CRM:ssä ja neljäs ERP:ssä,” Mikkonen huomauttaa.
Tässä kaaoksessa pystyttiin reagoimaan vain poikkeamatilanteisiin ja johtaminenkin oli pelkästään reaktiivista.
Yrityksessä ryhdyttiin ensin arvioimaan kokonaistilannetta ja vähentämään tiedonvälityskanavien määrää. Näin viestintää saatiin yksinkertaisemmaksi ja hallittavammaksi.
Tavoitetila selkeäksi
Kaaoksen hallinta alkaa ongelmien tunnistamisesta ja systemaattisesta ratkaisujen etsimisestä.
”Ensimmäinen askel on tunnistaa ongelma. Sen jälkeen on määriteltävä konkreettinen tavoitetila, johon pyritään,” Mikkonen kertoo.
Tavoitetilan tulee olla selkeä ja konkreettinen – pelkkä “parempi prosessi” ei vielä riitä.
Esimerkiksi LVI-projektia suunniteltaessa tavoitetila voisi olla seuraavanlainen:
- Projektin lähtötiedot ovat aina mahdollisimman tarkkoja ja selkeitä.
- Projektin etenemisestä tehdään tarkistuslista, jonka avulla tiedetään, mitä milloinkin on tehty.
- Projektin eteneminen kuvataan visuaalisesti, jotta kaikki osapuolet näkevät kokonaisuuden yhdellä silmäyksellä.
Kun tavoitteet ovat selkeät, niitä on helppo lähteä toteuttamaan askel kerrallaan.
Haluaisitko parantaa yrityksesi toimintaa ja prosesseja?
Ota yhteyttä, niin suunnittelemme juuri teille sopivan prosessien kehittämisen valmennuksen!