Mikä on yrityksenne tärkein prosessi ja miten sitä on kehitetty?
Ovatko prosessien vaiheet kaikilla kirkkaana mielessä? Pysyvätkö asiat hallinnassa ja aikataulussa?
Vai liittyykö arkeen enemmän tai vähemmän kiirettä, yllätyksiä ja ennakoimattomia käänteitä?
Tässä blogikirjoitussarjan toisessa osassa tarkastelemme, miten Lean-menetelmiä voidaan soveltaa yritysten prosessien tehostamiseen ja arvoketjun hallintaan.
Keskity arvokkaimpien toimintojen kehittämiseen
Prosessien kehittäminen Lean-menetelmän avulla mahdollistaa sen, että saadaan enemmän aikaan vähemmällä vaivalla. Tällöin työ on tehokasta ja tuloksellista.
Toimivat prosessit vähentävät kiirettä, lisäävät hallinnan tunnetta ja parantavat työhyvinvointia.
“Kun prosesseja halutaan parantaa, ensimmäiseksi kannattaa selvittää, mikä on se toimitusketju ja relevantti arvoketju, joka tuo asiakkaalle eniten arvoa ja sitä kautta yritykselle tuottoa”, sanoo Intotalon valmentaja Tuomas Mikkonen.
Hän huomauttaa, että usein noin kolmasosa tilauksista tuottaa suurimman osan yrityksen tuloista. Onkin ensiarvoisen tärkeää tunnistaa ne prosessit ja toiminnot, jotka tuottavat eniten arvoa, ja keskittyä niiden kehittämiseen.
Kun tärkein arvoketju on tunnistettu, seuraavaksi kartoitetaan prosessin eri vaiheet ja niiden pullonkaulat.
“Eräässä yrityksessä pyrittiin lyhentämään tuotannon läpimenoaikaa kahdesta päivästä puoleentoista päivään. Kun selvitimme koko prosessia, kävi ilmi, että ennen tuotantovaihetta suunnitteluun kului 5–6 kuukautta”, Mikkonen kertoo.
”Kysyin, kumman asiakas huomaisi paremmin: puolen päivän lyhentymisen tuotantoajassa vai sen, jos saisimme suunnitteluun kuluvasta ajasta kaksi kuukautta pois? Kumman kehittämiseen kannattaisi keskittyä?”
Tuotteista tiukemmin, älä räätälöi liikaa
Prosessien kehittäminen lähtee jo yrityksen strategiasta.
“On tärkeää määritellä strategiatasolla, mitä yritys tekee ja erityisesti mitä se ei tee”, Mikkonen toteaa.
Asiakas saattaa vaikkapa pyytää lisäominaisuuksia, jotka voivat toki olla hyödyllisiä, mutta venyttävät suunnitteluaikaa kohtuuttomasti. Näin ollen ominaisuuksien hinta voi nousta liian korkeaksi.
“Kannattaa miettiä, tehdäänkö jokin ratkaisu vain yhdelle asiakkaalle vai voidaanko se tuotteistaa laajempaan käyttöön. Joskus on pystyttävä sanomaan asiakkaalle ei. Jokaista toimeksiantoa ei voi lähteä räätälöimään.”
Tiukemmalla tuotteistamisella voidaan laskea hintaa ja laajentaa asiakaskuntaa.
Riittävä laatu on tarpeeksi hyvää
Prosessien kehittämistä kannattaa tarkastella myös laadun näkökulmasta. Mikä on riittävä laatu ja milloin mennään ylilaadun puolelle?
Mikkonen kertoo esimerkin tapahtuma-alan yrityksen grafiikkatiimin valmentamisesta:
“Tiimi teki tapahtumiin digitaalista ja fyysistä grafiikkaa, ja työtä oli usein paljon. Ongelmana oli liian pedantti suhtautuminen laatuun, jolloin töitä jäätiin hiomaan liian pitkäksi aikaa. Lopulta porukka alkoi palaa loppuun.”
Mikkosen johdolla tiimi määritteli, mikä on riittävä laatutaso, jotta työt saatiin tehtyä tehokkaasti ilman tarpeetonta viivästystä.
“Otettiin myös käyttöön työkaluja, joiden avulla työkuormaa saatiin jaettua tasaisemmin. Projektien etenemistä alettiin kuvata visuaalisesti, jolloin tiimi, myyjät ja markkinoijat pystyivät seuraamaan tilannetta ilman jatkuvaa kokous- ja sähköpostirumbaa.”
Prosessien kehittäminen parantaa työhyvinvointia, vähentää stressiä ja tukee voimavarojen riittämistä.
”Kun työyhteisö voi hyvin, se näkyy myös asiakkaille positiivisena asenteena, hyvänä palveluna ja yhteishengenä”, Mikkonen summaa.
Haluaisitko parantaa yrityksesi toimintaa ja prosesseja?
Ota yhteyttä, niin suunnitellaan juuri teille sopiva prosessien kehittämisen valmennus!