Vai­kut­tavan säh­kö­postin ABC

Säh­kö­posti on todella yleinen ja yksin­ker­tainen tapa kom­mu­ni­koida. Se sopii eri­tyisen hyvin ulkoiseen vies­tintään esi­mer­kiksi yri­tyksen asiak­kaille. Sen käyttöön liittyy kui­tenkin myös paljon haas­teita, kuten tärkeän tiedon häviä­mistä suureen vies­ti­tulvaan tai vää­rin­kä­si­tykset kir­joi­tettuun tekstiin liittyen. Lisäksi säh­kö­postin vai­kut­ta­vuutta vähentää se, että sen näkevät vain ne hen­kilöt, joille se on lähe­tetty.

Tässä blo­gissa käsi­tellään vai­kut­tavaan ja tehok­kaaseen viestiin liit­tyviä teki­jöitä, joita on mah­dol­lista hyö­dyntää muun muassa säh­kö­postia lähet­täessä. Kir­joitus perustuu Into­talon val­men­tajan Tuomas Mik­kosen webi­naariin.

Otta­malla huo­mioon alla olevat 8 vinkkiä, saat kir­joi­tettua luet­tavan ja ymmär­ret­tävän säh­kö­pos­ti­viestin.

1. Numeroi ja käytä rans­ka­laisia viivoja

Nume­roidut tai vii­voilla tehdyt lis­taukset ovat huo­mat­ta­vasti hel­pompaa luet­tavaa kuin pitkät teks­ti­pätkät peräkkäin. Yksin­ker­tais­ta­malla sano­maasi saat vas­taa­not­tajan lukemaan viestisi toden­nä­köi­semmin.

2. Käytä aktii­vista kieltä

Älä käytä pas­sii­vista kieltä, kuten pitäisi olla tai teh­täisiin. Kir­joita vies­tiisi sel­keästi: ”Haluan, että henkilö X tekee tämän.” Näin ilmaiset sel­keästi kenen pitää tehdä ja mitä, jolloin saat aikaan todel­lista toi­mintaa.

3. Käytä yksin­ker­taista kieltä

Liian hie­nolla kie­lellä kir­joi­tetut säh­kö­postit voivat olla ras­kasta luet­tavaa kii­reisen arjen kes­kellä. Käytä siis yksin­ker­tai­sempaa kieltä, jolloin saat viestisi ymmär­ret­tä­väksi.

4. Jaa olen­naiset asiat eril­lisiin vies­teihin

Jos sinulla on paljon asiaa ker­ralla, lähetä useampi eril­linen viesti. Kun kerrot vain yhden pää­pointin yhdessä vies­tissä, saat toden­nä­köi­sesti vas­tauksen nopeammin. Muista otsi­koida viestisi sel­keästi.

5. Muista hyvä kie­lioppi

Tätä ei voi liikaa korostaa. Viestisi on selkeä ja ymmär­rettävä, jos sen kie­lioppi on edes perus­asioiden suhteen kun­nossa. Muista siis isot kir­jaimet, pilkut ja pisteet tar­vit­taessa.

6. Vältä liian pitkiä lauseita

Käytä liian pitkien ja vai­keasti luet­tavien lauseiden sijaan lyhyempiä ja yksin­ker­tai­sempia lauseita. Harva jaksaa lukea monen rivin pituisia lauseita, joten niitä käyt­täessä myös viestisi saattaa jäädä luke­matta.

7. Panosta viestisi raken­teeseen

Viestin selkeä rakenne vai­kuttaa paljon sen luet­ta­vuuteen ja ymmär­ret­tä­vyyteen. Käytä siis kap­pa­leita ja väliot­si­koita. Näin viestin vas­taa­nottaja voi pel­källä sil­mäi­lyllä nähdä, missä on mitäkin.

8. Ota huo­mioon viestin vas­taa­nottaja

Säh­kö­pos­ti­viestiä kir­joit­taessa kan­nattaa miettiä sen vas­taa­not­tajaa. Viestin tyyliin ja kieleen toden­nä­köi­sesti vai­kuttaa se, onko vas­taa­nottaja jonkun alan ammat­ti­lainen vai maal­likko. Kir­joita viestisi siten, että juuri sen vas­taa­nottaja ymmärtää sen.

Jos vai­kut­tavan säh­kö­pos­ti­viestin käy­tänteet sekä muut yri­tyksen sisäisen kom­mu­ni­kaation keinot kiin­nos­tavat, voit katsoa Tuomas Mik­kosen Yri­tyksen sisäinen kom­mu­ni­kaatio — keinot, tavat ja kehit­tä­minen –webi­naarin koko­nai­suu­dessaan tästä.

Piditkö tästä blo­giar­tik­ke­lista? Tilaa uusimmat blo­gi­kir­joi­tukset suoraan säh­kö­pos­tiisi sivun ala­laidan lomak­keella!