Kokoukset ovat yleisiä työskentelytapoja lähes joka työpaikalla. Ne voivat toimia tehokkaana tapana työskennellä yhdessä, mutta toisaalta liiallisena tai turhaan järjestettyinä ne voivat myös viedä aikaa pois muilta tärkeiltä työtehtäviltä.
Hyvässä kokouksessa kokoonnutaan yhteen käymään keskustelua ja jakamaan tietoa. Parhaimmillaan kokoukset ovat intensiivistä työskentelyä, jossa saadaan aikaan uusia ideoita yhdessä.
Aina näin ei kuitenkaan ole. Jos istuu päivä toisensa jälkeen pelkästään kokouksessa kokouksen perään, ei voi mitenkään ehtiä tekemään kaikkia työtehtäviään. Kokouksia kannattaakin järjestää vain, kun niille oikeasti on tarvetta.
Tässä blogissa on esiteltynä 12 vinkkiä hyvään ja tehokkaaseen kokoukseen. Blogi perustuu Intotalon valmentajan Tuomas Mikkosen pitämään webinaariin.
1. Yritä olla pitämättä kokousta!
Kokoukselle pitää olla hyvä syy ja sen täytyy olla hyvin järjestetty, jotta se kannattaa edes pitää. Pidä kokous vain siinä tapauksessa, jos asiaa ei onnistu hoitaa muulla tavoin, kuten sähköpostilla. Turhia kokouksia välttämällä säästetään yrityksen ja sen työntekijöiden resursseja.
2. Mikä on kokouksen päämäärä?
Mieti ennen kokouksen järjestämistä, mikä on sen päämäärä. Jos kokoukselle löytyy hyvä ja selkeä päämäärä, se kannattaa pitää. Hyviä syitä pitää kokouksia ovat esimerkiksi tiedon jakaminen muille, ideointi ja luominen yhdessä tai jonkin asian esittäminen hyväksyntää varten.
3. Luo virallinen agenda
Ennen kokousta kannattaa luoda sille virallinen agenda, josta saa selville, mitä kokouksessa käydään läpi ja tarvitseeko siihen valmistautua. Agendassa kannattaa olla ainakin kokouksen keskusteluaiheet ja tavoitteet. Lisäksi siitä pitäisi ilmetä, kuka esittää mitäkin ja kauanko jokaiselle aiheelle on varattu aikaa.
4. Kutsu vain tarvittavat henkilöt
On tärkeää kutsua kokoukseen vain tarvittavat henkilöt, sillä ihmiset istuvat liikaa mukana ylimääräisissä tai heille turhissa kokouksissa. Kokousta järjestäessä kannattaa miettiä, keitä siellä oikeasti tarvitaan ja keitä ei. Kannattaa myös miettiä, pitääkö jokaisen istua paikalla koko aikaa vai voisivatko tarvittavat ihmiset osallistua vain itselle merkityksellisen osuuden ajan. Näillä keinoilla säästetään kaikkien tehokasta työaikaa.
5. Jaa materiaali ennakkoon
Jaa kokouksen osallistujille ennakkoon kokouksen materiaali, jotta heidän on mahdollista tarvittaessa valmistautua ennakkoon. Materiaalin olisi hyvä sisältää kokouksen agenda sekä päivämäärä, kellonaika ja paikka. Lisäksi materiaaliin voi lisätä tarvittavia taustatietoja tai erityisohjeita.
6. Pitäkää huolta, että jokainen on läsnä
Kokouksissa olisi tärkeää, että kaikki osallistujat olisivat läsnä eivätkä selailisi esimerkiksi tietokonettaan kesken kokouksen. Tämä onnistuu sammuttamalla kaikki laitteet ja keskittymällä aiheeseen. Kannattaa pitää mielessä, että kokouksen ideana on kokoontua työskentelemään yhdessä.
7. Pysykää agendassa
Jotta kokous olisi mahdollisimman tehokas ja hyödyllinen, se kannattaa aloittaa ajallaan ja pitää kiinni aikataulusta koko kokouksen ajan. Aikataulussa pysyminen vaatii asiassa pysymistä. Mikäli keskustelu lähtee harhailemaan aiheesta, on tärkeää tiedostaa se ja siirtää uudet ideat syrjään myöhempää varten. Näin pysytään kokouksen aiheessa ja aikataulussa, mutta uudet asiat tulee käytyä läpi niille varatulla ajalla.
8. Tehkää muistiinpanot
Kokouksesta kannattaa tehdä muistiinpanot, jotta itse muistaa asioita myöhemmin ja ne voidaan tarpeen mukaan myös jakaa muille. Muistiinpanot voi toteuttaa hyvin monella eri tavalla, kuten kirjallisesti, kuvana tai piirroksena. Huolehtikaa kokouksessa, että joku vastaa muistiinpanojen tekemisestä.
9. Luokaa tehtävälista
Tehkää kokouksessa käydyistä asioista konkreettinen tehtävälista, jotta asiat tulevat oikeasti hoidetuiksi. Kirjatkaa tehtävälistaan vastaukset seuraaviin kysymyksiin: kuka, mitä, missä, milloin ja miksi?
10. Käykää läpi avainoivallukset
Kokous kannattaa aikatauluttaa esimerkiksi siten, että keskustelua käydään 45 minuuttia, jonka jälkeen viimeiset 15 minuuttia käytetään tehtävälistan tekoon ja avainoivallusten läpi käymiseen. Kokouksen lopuksi kannattaa käydä läpi kokouksessa puhutut asiat ja kerrata olennaiset pointit yhdessä.
11. Jakakaa kokouksen raportti
Kokous on ikään kuin tietokupla. Tämän takia kokouksen ulkopuolelle jääneet henkilöt eivät tiedä kokouksessa käydystä keskustelusta mitään. Siksi on tärkeää jakaa kokouksen pääpointit kaikille. Olennaista on jakaa tärkeät asiat ja se, keneltä voi kysyä tarpeen vaatiessa lisää.
12. Huolehtikaa jälkihoidosta
Päättäkää kokouksessa, kuka huolehtii sen jälkihoidosta. Jonkun täytyisi kokouksen jälkeen huolehtia, että siellä sovitut tehtävät ja asiat tapahtuvat ajallaan.
Haluatko tehostaa yrityksesi arkea?
Jos haluat vähentää turhaa työtä ja sujuvoittaa työn tekemistä yrityksessäsi, Lean-johtaminen antaa oikean suunnan ja työkalut!
Lean-menetelmän perusteisiin pääset kiinni vuorovaikutteisessa, kevyessä verkkovalmennuksessa. Mukana on valmentaja Tuomas Mikkonen sekä muita yritysten avainhenkilöitä ympäri Suomen. Ei vie paljon aikaa eikä maksa maltaita!
Lue lisää Kasvun kiihdytyskaistan Ketterä kehittäminen ‑valmennuksesta täältä!
Jos tehokkaan kokouksen käytänteet sekä muut yrityksen sisäisen kommunikaation keinot kiinnostavat, voit katsoa Yrityksen sisäinen kommunikaatio — keinot, tavat ja kehittäminen –webinaarin kokonaisuudessaan tästä:
Piditkö tästä blogiartikkelista? Tilaa uusimmat blogikirjoitukset suoraan sähköpostiisi sivun alalaidan lomakkeella!