Ota yhteyttä 029 009 2530

Mitä on Lean tietotyössä? Miten Lean nostaa työn tehokkuutta ja mielekkyyttä? Miten Lean-ajattelu voi parantaa työprosesseja?

Intotalon valmentajaverkoston Lean-asiantuntija Tuomas Mikkonen kertoo tässä haastattelussa, miten trendikäs Lean-johtaimisoppi voi parantaa tietotyöorganisaatioiden arkea.

 

Lean on vanha uusi juttu

Lean on johtamisfilosofia, joka perustuu Toyotan 1950-luvulta lähtien kehittämiin tuotantojärjestelmän periaatteisiin. Pyrkimyksenä on parantaa prosessia jatkuvasti ja minimoida hukkatyö.

Lean pysyi pitkään tehdasympäristöön suunniteltuna tuotannollisen työn menetelmänä, mutta viime vuosina sitä on yhä enenevässä määrin alettu soveltaa myös asiantuntija- ja tietotyöhön.

”Lean ei ole uusi juttu tai konsulttien keksimä trendisana, vaan vuosikymmeniä vanha oppimisen ja jatkuvan kehittämisen ideologia. Nyt Leanin periaatteita on kuitenkin opittu hyödyntämään myös tietotyössä. Ja tämä on uutta”, Mikkonen selventää.

 

Lean tekee työstä sujuvaa

Leanin tavoitteena on Mikkosen mukaan ennen kaikkea työn sujuvuuden parantaminen. Pyritään poistamaan turhaa työtä ja keskittymään siihen, mikä tuottaa arvoa nimenomaan asiakkaalle.

”Ensin täytyy määritellä, mikä on se asiakasarvo, jota kohti halutaan mennä. Sitten pyritään minimoimaan kaikki se työ, mistä asiakas ei ole valmis maksamaan”, Mikkonen määrittelee.

Hukan poistaminen onkin yksi keskeinen tavoite Lean-ajattelussa.

Toinen keskeinen asia on työn virtauksen tehostaminen.

Yrityksen prosessit on tärkeää määrittää siten, että alkupisteenä on asiakkaan tarpeen syntyminen ja tunnistaminen, päätepisteenä asiakkaan ongelman ratkaiseminen tai valmis kauppa.

Tähän väliin jäävät vaiheet tunnistetaan ja nimetään, minkä jälkeen voidaan selvittää, missä virtaus pysähtyy. Onko prosessissa pullonkauloja, jotka aiheuttavat turhaa odottelua tai tarpeetonta työtä?

”Toimivaa prosessia voisi verrata viestijuoksuun, jossa juoksijat suorittavat oman osuutensa vuorotellen. Koko suorituksen täytyy olla mahdollisimman sujuva. Jokaisen juoksuosuuden ja kapulanvaihdon täytyy olla nopea ja tehokas”, Mikkonen vertaa.

”Tietotyössä prosessit eivät ole aina niin selkeitä. Asiakas antaa viestikapulan toimitettavaksi, mutta sen jälkeen voi käydä niin, että kapula hukkuu eikä kukaan ei tiedä, missä se on.”

Tästä seuraa virheitä, toimitusaikojen venymistä ja turhaa työtä. Lean auttaa selkeyttämään prosesseja niin, että nämä vaikeudet voidaan välttää.

 

Lean tuo tiedon näkyväksi

Käytännön Lean-työkaluja prosessien selkeyttämiseen ja kehittämiseen on useita. Yksi paljon käytetty on kanban-tietotaulu, jonka avulla työprosessin vaiheet tehdään visuaaliseksi ja näkyväksi.

Kanban-taulu muodostuu sarakkeista, joilla kuvataan työprosessin eri vaiheita. Mikkonen vertaa kanban-taulua lennonjohtotorniin, joka antaa hyvän yleiskuvan kokonaistilanteesta.

”Tiedon näkyväksi tuominen on aivan oleellisen tärkeää tietotyössä. Se vähentää kokousten tarvetta, vähentää sisäisten sähköpostien käyttöä ja yleistä epätietoisuutta”, Mikkonen luettelee.

Kun prosessi on selkeä ja jokainen yksilö tuntee ja tunnistaa oman roolinsa sen osana, kokonaisuus hahmottuu paremmin. Hidastavat pullonkaulat on helpompi tunnistaa. Virheet havaitaan ja voidaan korjata ajoissa.

 

Lean poistaa pullonkaulat

Huomaamatta jäänyt suunnitteluvirhe esimerkiksi it-projektin alkupäässä moninkertaistuu loppua kohden. Tällaisen massiivisen rakenteellisen virheen takia prosessi saattaa lopulta kaatua omaan mahdottomuuteensa.

Siksi on parempi edetä pienissä erissä, suunnitella, kokeilla ja testata ja tarkkailla laatua jatkuvasti. Tällöin tehty virhe huomataan nopeasti ja sen vaikutus jää pieneksi.

”Vaikka systeemin kaikki muut osaset olisivat miten fiksuja ja toimivia tahansa, systeemi on juuri niin hyvä, kuin sen heikoin lenkki”, Mikkonen muistuttaa.

Lean-filosofian keskiössä on ’kaizen’ eli muuttuminen hyväksi. Jatkuvan parantamisen työkaluna voidaan käyttää esimerkiksi A3-työkalua, joka on käytännössä yhden sivun kokoinen lappunen, jossa ongelman ratkaiseminen palastellaan PDCA-mallin (plan, do, check, act) mukaisesti.

”Pullonkauloja ei toki koskaan saada täysin poistettua, sillä löytyy aina se seuraavaksi heikoin kohta, jota parantaa. Lean on systemaattista ongelmien ratkaisemista ja jatkuvaa parempaan pyrkimistä”, Mikkonen toteaa.

Hukkatyön poistaminen ja virtauksen tehostaminen nopeuttaa toimitusaikoja ja parantaa laatua ja lopputuloksena on tyytyväisempi asiakas.

 

Lean perustuu datan käyttöön

Leanin mukainen prosessien parantaminen perustuu vahvasti datan käyttöön.

”Intuitio ja kokemus voivat olla ihan hyvä lähtökohta toiminnan kehittämiselle, mutta niiden mukana on myös riski mennä nopeasti pöhelikköön. Arvailut ja uskomukset eivät riitä”, Mikkonen tähdentää.

Kun kehitystoimenpiteet tehdään perustuen todennettuun tietoon, esimerkiksi asiakasdataan, eikä vain mutu-tuntumaan, kehitys kulkee aidosti oikeaan suuntaan ja toiminnan ennustettavuus paranee.

 

Lean parantaa työilmapiiriä

Leania soveltavissa organisaatioissa paranee myös työviihtyvyys ja ihmisten jaksaminen.

Kun yksilön työmäärä stabiloituu, työnkuva selkeytyy ja jokainen työntekijä ymmärtää oman roolinsa ja merkityksensä isossa kuvassa, työperäinen stressi ja ahdistus vähenevät.

Lisäksi keskinäinen kunnioitus työyhteisössä paranee.

”Työpaikoilla saattaa helposti syntyä kitkaa, kun pelikenttä ei ole selkeä ja tiedonvälitys on tukossa. Kun ihmiset ovat siiloissa, eivätkä he näe oman ja toisten työpanoksen muodostamaa kokonaisuutta ja eri vaiheissa kohdattavia haasteita, aletaan helposti syytellä muita”, Mikkonen kuvaa.

Lean lisää prosessin läpinäkyvyyttä ja parantaa tiedonkulkua. Kun roolinjako ja tehtävät ovat selkeät ja kokonaisuus jokaisen nähtävissä, ymmärrys ja kunnioitus toistenkin työtä kohtaan paranee automaattisesti.

 

Lean kehittää jatkuvasti

Lean ei ole pikaratkaisu ongelmiin. Sen sijaan Lean-ajattelu ohjaa muovaamaan prosesseja ja toimintatapoja systemaattiseen suuntaan ja kehittämään niitä jatkuvasti.

”Jokaisen yrityksen täytyy löytää oma tapansa hyödyntää Leania niin, että se tukee yrityksen tavoitteita. Työkalut ja menetelmät eivät saa olla itseisarvo, vaan niiden käyttö täytyy olla perusteltua.”

Miten Leania voidaan sitten ottaa käyttöön? Tuomas Mikkonen tähdentää, että paras tapa on edetä pienin askelin. Hyvä tapa aloittaa on ottaa käsittelyyn yksi ongelmakohta, jota lähdetään parantamaan.

”Tyypillisesti esimerkiksi kanban-taulun käyttöönoton jälkeen henkilöstöltä alkaa tulla kommentteja tyyliin ’eihän tämä toimi, koska…’ ja ’tästähän puuttuu tämä ja tämä…’. Mutta juuri niin sen pitääkin mennä. Ensimmäisen version jälkeen tehdään parannuksia ja korjauksia, minkä jälkeen otetaan käyttöön versio kaksi, sitten versio kolme. Pikkuhiljaa työkalusta muodostuu oikeasti hyödyllinen ja juuri tälle organisaatiolle sopiva.”

Leanin käyttöönotossa ´usein vähän kerrallaan´ toimii paremmin kuin ´jättiannos harvakseltaan´.

”Lean on pienten parannusten tekemistä ja systemaattista, jatkuvaa kehittämistä. Tarkoituksena ei ole rysäyttää kaikkea uusiksi yhdellä workshopilla, vaan tuoda käytänteitä arkeen pikkuhiljaa. Tavoitteena olisi, että Lean-käytänteet tulisivat hiljalleen luonnolliseksi osaksi organisaatiota”, Mikkonen korostaa.

 

4 askelta kohti Leania:

 

1) Selvennä, mitkä ovat tavoitteesi. Miksi haluat hyödyntää Leania? Mitä haluat Leanin avulla saavuttaa?

2) Sitouta johto. Johdon täytyy antaa työntekijöille valtaa vaikuttaa prosessiin ja kokeilla parannuksia itsenäisesti. Testauksien lopputulokset ja niistä saadut opit jaetaan yhdessä.

3) Aloita käytännön toimenpiteet yksi kerrallaan. Ota käsittelyyn yksi asia kerrallaan, kokeile, testaa, paranna. Tuon Lean-käytänteitä organisaatioon pikkuhiljaa.

4) Rakenna organisaatiokulttuuriin tapa kehittää asioita säännöllisesti ja systemaattisesti. Käytä esimerkiksi viisi prosenttia viikottaisesta työajasta kehittämistyöhön.

 

2 keskeistä Lean-työkalua

 

1) Kanban: Tietotaulu, joka visualisoi työprosessin vaiheet. Yksinkertaisimmillaan sisältää kolme saraketta: tehtävät työt, käynnissä olevat työt ja valmiit työt. Voi olla analoginen esimerkiksi seinätauluna tai digitaalinen. Taulua päivitetään työtehtävien etenemisen mukaan.

2) Kaizen: Jatkuvan parantamisen työkalu. Kaizen on japania ja tarkoittaa hyväksi muuttumista. Apuna voidaan käyttää esimerkiksi yhtä A3-sivua, jossa käsitellään yksi ongelma systemaattisesti kerrallaan. Ongelma palastellaan suunnitelmaan (plan), toimenpiteisiin (do), tarkistukseen (check) ja korjauksiin (act).

 

Kiinnostaako Lean?

Parhaiten LEAN:in perusteisiin pääset kiinni helposti osallistuttavasta verkkovalmennuksestamme. Lue siitä lisää täältä.

Piditkö tästä artikkelista? Tilaa uusimmat blogikirjoitukset suoraan sähköpostiisi tästä!

Comments

comments

Share This