Ota yhteyttä 029 009 2530

Miten Lean-johtaminen toimii asiantuntijatyössä?

FINASin johtajalla Risto Suomisella on tuoreita kokemuksia Leanin soveltamisesta asiantuntijaorganisaatioon. Tässä blogikirjoituksessa Suominen paljastaa neljä tärkeää asiaa, jotka on syytä muistaa Leanin jalkauttamisessa käytäntöön.

 

1. Lean-johtaminen tuo työhön sujuvuutta pitkällä aikavälillä

 

”Kuulimme Leanista ensimmäistä kertaa viitisen vuotta sitten ja näimme, että menetelmä voisi olla hyödyllinen”, Suominen aloittaa.

FINAS on Suomen kansallinen akkreditointielin, joka toteaa päteväksi muun muassa laboratorioita ja tarkastuslaitoksia. Akkreditointiprosessit ovat pitkiä ja eri vaiheet voivat kestää kuukausia.

”Lähdimme hakemaan Lean-johtamisesta apua työn sujuvoittamiseen ja prosessien selkeyttämiseen. Henkilökuntamme sai tuolloin hieman Lean-koulutustakin, mutta kuten uusien asioiden kanssa usein käy, kukaan ei oikein ottanut asiaa vastuulleen ja toimeenpano jäi tekemättä”, Suominen kertaa.

  • Twitter
  • Google+
  • LinkedIn
  • Facebook

Viime syksynä ajatus sai uuden startin, kun osaksi Tukesia siirtynyt FINAS aloitti Lean-pilottina. Projektin tavoitteena oli sujuvoittaa ja selkeyttää prosesseja.

”Halusimme saada selvyyttä siihen, mitkä vaiheet jumiutuvat, minne ne jumiutuvat ja miksi ne jumiutuvat, Suominen kertoo.

Alussa asian eteen täytyi tehdä myyntityötä yksikön sisällä, sillä uusien toimintatapojen käyttöönotto kaiken kiireen keskellä ei herättänyt kaikissa varauksetonta innostusta.

”Päätimme kuitenkin johtoryhmässä lähteä viemää asiaa eteenpäin, sillä uskoimme, että pitkällä aikavälillä Lean-johtamisesta on hyötyä, vaikka kaikki eivät sitä tällä hetkellä näekään.”

 

2. Lean-työkaluja täytyy kehittää omista tarpeista käsin

 

Tukea Leanin käyttöönottoon haettiin koko 22-henkisen henkilökunnan osallistavista koulutuspäivistä, joista saatiin tarvittavaa ohjausta, vinkkejä ja sparrausta.

Käytännön työkaluksi otettiin käyttöön kanban-taulu, jonka avulla prosessin eri vaiheet saadaan näkyviksi. Tavoitteena oli merkitä tauluun kunkin akkreditointiprosessin eri vaiheet ja eteneminen.

Taulun käyttöönotossa on kuitenkin ollut omat haasteensa.

”Meillä on haasteena pitkät prosessit ja casejen suuri määrä. Kun keskeneräisiä asioita on kymmeniä, taulu tulee täyteen työvaihelappuja eikä kokonaisuudesta enää tahdo saada selvää. Tarvitsisimme tähän tarpeeseen talon kokoisen taulun”, Suominen kuvailee.

Käyttökokemusten myötä taulun rakennetta on muutettu ja sille laitettavien tapausten määrää karsittu. Nyt ajatuksissa on sähköiseen kanban-tauluun siirtyminen.

”Kun valtion kärkihankkeena on digitalisaatio ja sen hyödyntäminen, ei seinä täynnä post-it –lappuja enää tunnu oikein nykyaikaiselta”, Suominen naurahtaa.

”Meillä on olemassa tietojärjestelmä, johon kirjaamme tällä hetkellä samoja asioita kuin fyysiseenkin tauluun. Jossain vaiheessa voimme toivottavasti kehittää järjestelmää niin, että se toimisi myös prosessien seurannassa sähköisenä Lean-tauluna.”

 

3. Lean-johtaminen visualisoi asiantuntijatyön prosessit

 

Suomisen kokemukset Leanin soveltamisesta asiantuntijaorganisaatioon ovat positiivisia.

”Lean-oppien myötä on mahdollista saada kollektiivisesti koko prosessi esiin ja kaikkien tietoisuuteen siten, että sen eteneminen ei ole vain yhden ihmisen päänsärky, vaan porukan yhteinen juttu.”

Yhtenä suurena Lean-johtamisen hyötynä Suominen näkee prosessien visualisoinnin.

”Täytyy kuitenkin muistaa, että tiedon näkyväksi tekemisellä ei ole tarkoitus osoittaa ketään sormella tai etsiä syyllisiä, vaan parantaa koko prosessia, Suominen painottaa.

 

4. Lean ei ole projekti, vaan tapa tehdä asioita

 

Uuden menetelmän jalkauttamiseksi on tärkeää, että joukosta löytyy muutama henkilö, jotka vievät aktiivisesti uusia toimintatapoja eteenpäin.

”Hehkua täytyy pitää yllä, jotta innostus ei lopahda”, Suominen toteaa.

Myös Leanin kokonaisvaltaisuus ja kehittämisen jatkuvuus on auennut. Jo näin lyhyessä ajassa valittua työkalua on kokeiltu, kokemuksista on opittu ja parannuksia tehty.

Lean ei itse asiassa ole mikään projekti, vaan elämäntyyli. Lean ei tule koskaan valmiiksi, vaan sitä siirrytään käyttämään ja sen jälkeen menetelmät kehittyvät pikkuhiljaa toiminnan mukana.”

 

Kiinnostaako Leanin soveltaminen toimisto- ja tietotyössä?

Lean Office -verkkovalmennuksessa opit tehostamaan päivittäistä työtehoa, vähentämään kiirettä, luomaan lisäarvoa asiakkaalle ja keskittymään siihen työhön, jolla on todellista vaikutusta. Tutustu verkkovalmennukseen tästä!

Piditkö tästä artikkelista? Tilaa uusimmat blogikirjoitukset suoraan sähköpostiisi tästä!

Comments

comments

Share This