Kiire haltuun leanin opein

Tämän blogin on kir­joit­tanut Into­talon val­mentaja Tuomas Mik­konen.

Yhteis­kunnan kiire vai­kuttaa vain lisään­tyvän. Kuu­luisa eko­no­misti John Maynard Keynes ennusti 1930-luvulla, että hänen lap­sen­lap­sensa teki­sivät vain 15 tunnin työ­viikkoa. Miksi hänen ennus­tuksena meni niin vikaan?

Teen töitä jat­ku­vasti eri­tyyp­pisten tie­to­työtä tekevien yri­tysten kanssa ja tavoit­teeni on saada kuuden tunnin työ­päivän riit­tämään. Jokainen orga­ni­saatio tekee paljon hukkaa, eli asioita joista asiakkaat eivät ole val­miita mak­samaan, joten näiden tun­nis­ta­minen ja sys­te­maat­tinen pois­ta­minen päi­vä­jär­jes­tyk­sestä luo lisää aikaa tär­keille asioille tai mah­dol­li­sesti lyhentää työ­aikaa.

Kar­toita työn lähteet

Mistä asian­tun­tijan sitten pitäisi lähteä liik­keelle? Mennään aluksi työn läh­teelle. Meille kai­kille tulee töitä useista eri läh­teistä ja eri syistä. Kar­toi­tetaan mistä kaik­kialta näitä aikaamme himoit­sevia pikku syöppöjä ilmaantuu pöy­däl­lemme. Ja kuinka paljon niitä tulee suh­teessa käy­tet­tä­vissä oleviin resurs­seihin?

Usein tässä vai­heessa kar­toi­tusta pää­dymme koh­tuul­lisen sekavaan kimpsuun eri työn­läh­teitä ja kysyntä on usein monin­ker­tainen kapa­si­teettiin ver­rattuna. 

Resursoi tehok­kaasti

Resurs­si­te­hok­kuu­dessa yleensä pyritään virit­tämään kunkin resurssin käyt­tö­asteet 70–90 %:iin koko­nais­ka­pa­si­tee­tistä. Näitä resursseja voivat olla koneet, ihmiset tai sys­teemit.

Miksi ei sitten pyritä käyt­tämään täyttä sataa pro­senttia? Koska maa­il­massa on paljon vaih­telua ja jos “kone” on viri­tetty mak­simiin, niin pie­nikin muutos, virhe tai ongelma aiheuttaa lumi­pallon lailla vyö­ryvän ongel­ma­vyyhdin. Ei ole resurssia mukautua muut­tu­viiin tilan­teisiin.

Paranna laatua ja virtaa

Kun työn­lähteet ja kysyntä-kapa­si­teetti-suhde on sel­vi­tetty, niin voimme kääntää kat­seemme työn laatuun. Lea­nissa on äärim­mäisen tärkeää luoda pro­jektin, tilauksen tai teh­tävän alussa mah­dol­li­simman hyvät onnis­tu­misen eväät (eng. Value at the source).

Jos poh­ja­tiedot perus­tuvat olet­ta­muksiin, mutuiluun ja vail­li­naisiin tie­toihin, niin tulemme tekemään hukkaa 100 % var­muu­della. Jos et muuta tästä muista, niin muista, että paran­ta­malla laatua työn alku­läh­teellä tulet mini­moimaan hukkaa tehok­kaimmin!

Alku­laadun ollessa riit­tä­vällä tasolla voimme sitten alkaa sel­vit­tämään miten työ virtaa läpi orga­ni­saation takaisin asiak­kaalle. Onko tämä virta selkeä? Onko se visu­aa­linen, eli pys­tyttekö seu­raamaan missä asiakkaan teille antama vies­ti­kapula kulkee? Mihin se jumittuu yleensä?

Johda visu­aa­li­sesti

Läh­demme kar­toit­tamaan seu­raa­vaksi sitä miten pys­tymme luomaan visu­aa­lista joh­ta­mista orga­ni­saa­tioon. Jos pys­tymme näkemään pal­jonko työ­kuor­mi­tusta kul­lakin on, missä toi­mek­siannot menevät ja mihin ne jumiu­tuvat, niin sitten meillä on aito mah­dol­lisuus johtaa työtä tehok­kaasti, eikä aina vain ratkoa myö­hässä tai ongel­missa olevia tilauksia. Se mitä et näe, sitä et voi johtaa!

Nämä ideat ja lukuisia muita tulet löy­tämään uudesta “Lean käy­täntöön — Opas tieto- ja pal­ve­lutyön kehit­tä­miseen” ‑kir­jasta.

Kirja jul­kaistaan per­jan­taina 09.12.2022 klo 14.

Hanki omasi ja tee ensi vuo­desta entistä tehok­kaampi ja ren­nompi!

Piditkö tästä blo­giar­tik­ke­lista? Tilaa uusimmat blogit suoraan säh­kö­pos­tiisi alla ole­valla lomak­keella!