8 vinkkiä ajan­käytön ja aikaan­saa­misen joh­ta­miseen

Nyky­päivän työ­elä­mässä on tärkeä taito osata hallita omaa ajan­käyt­töään ja aikaan­saa­mistaan. Ajan­käytön ja aikaan­saa­misen joh­ta­minen on taito, jota kaikki voivat har­joi­tella ja kehittää. Into­talon webi­naa­rissa “Ajan­käytön ja aikaan­saa­misen joh­ta­minen” 12.3.2020 Into­talon val­mentaja ja osakas Päivi Luoma vinkkasi yksin­ker­taisia keinoja, joiden avulla jokainen voi alkaa johtaa omaa ajan­käyt­töään ja kat­kaista kiireen tunteen. Tässä blo­gissa on esi­telty tii­viisti tär­keimpiä vinkkejä ajan­käytön ja aikaan­saa­misen tehos­ta­miseen.

1. Aseta itsellesi tavoit­teita 

Ajankäytön näkö­kul­masta on tärkeää pysähtyä aika ajoin miet­timään nykyistä tilan­netta: mitkä ovat sinulle ja työ­pai­kallesi tär­keitä arvoja ja tavoit­teita juuri nyt? Kun tavoitteet ohjaavat ajan­käyt­töäsi, saat aikaan paljon enemmän. Muista asettaa itsellesi sekä isoja että pieniä tavoit­teita. Isot tavoitteet on hyvä jakaa pie­nempiin osa­ta­voitteisiin, sillä pienet onnis­tu­miset aut­tavat sinua eteenpäin kohti isoa tavoi­tetta. Tavoit­teiden aset­ta­minen ja saa­vut­ta­minen vah­vistavat aikaan­saa­misen tun­netta.  

2. Laita asiat tär­keys­jär­jes­tykseen 

Teke­mät­tömät asiat ja teh­tävät kan­nattaa asettaa tär­keys­jär­jes­tykseen. Tämän voi tehdä monella eri tavalla, mutta yksi tapa on asettaa teh­tävät ajan­käytön hal­linnan neli­ken­tälle. Voit ladata tämän mak­sut­toman työ­kalun blogin lopusta!

Ajan­käytön hal­linnan neli­kentän mukaan on ole­massa nel­jän­laisia tehtäviä, jotka jao­tellaan kii­reel­li­syyden ja tär­keyden mukaan. Alla ole­vassa kuvassa on esi­tettynä nämä eri­laiset teh­tävät. Tuli­pa­lo­kentän teh­tävät kan­nattaa tehdä heti, menes­tys­kentän asiat kan­nattaa laittaa kalen­teriin ylös, häi­riö­kentän teh­tävät voi delegoida muille ja jou­tavan kentän asioista kan­nattaa pyrkiä luo­pumaan kokonaan. 

3. Suun­nittele teke­mistäsi 

Omaa teke­mistään kan­nattaa suun­ni­tella etu­käteen. Tässä sinua aut­tavat kalenteri ja eri­laiset teh­tä­vä­listat. Hyvin yksin­ker­taisen teh­tä­vä­listan voi tehdä vaikkapa puhe­limen muis­tioon. Kirjaa sinne asiat, jotka teet heti kun ehdit tai siirrät tar­vit­taessa myö­hemmin kalen­teriin. Teh­tä­vä­listat hel­pot­tavat mieltäsi, kun tärkeät muis­tet­tavat asiat ovat ylhäällä. 

Päi­vä­koh­taisten teh­tä­vä­lis­tojen lisäksi kan­nattaa tehdä viik­ko­suun­ni­telma yhdeksi vii­koksi ker­rallaan. Viik­ko­suun­ni­telman avulla saat varattua aikaa myös vähemmän kii­reel­li­sille asioille, jotta nekin tulisivat joskus tehtyä.  

4. Kalenteri on paras ennus­tajasi

 Ajan­käytön näkö­kul­masta kalenteri on tärkeä työkalu päi­vit­täiseen elämään. Kalen­te­rista näet sel­keästi, mitä asioita juuri sinä pidät tär­keänä ja mille asioille annat kal­li­sar­voista aikaasi. Kalenteri antaa lisää kapa­si­teettia aivoillesi, kun mieli voi luottaa asioiden pysyvän muis­tissa kalen­terin avulla. Omaa kalen­te­riaan ei kannata laittaa aivan täyteen, vaan kan­nattaa jättää väl­jyyttä mah­dol­li­sille elä­mässä vastaan tule­ville sat­tu­muk­sille.  

5. Johda ener­giaasi, älä vain aikaasi 

Arki­sessa teke­mi­sessä ydin­juttu on se, miten sinä itse suh­taudut itseesi ja pidät huolta omasta toi­min­tae­ner­giastasi. Onko sinulla työpäivän aikana ener­ginen ja tekevä fiilis? Tehokas ajan­käyttö ei ole vain sitä, että saat varattua päi­västäsi tietyn ajan jonkin asian teke­miseen, vaan myös sitä, että sinulla on riit­tävästi energiaa aloittaa ja tehdä asiat loppuun. 

Alla ole­vassa kuvassa on esi­tettynä oman energian joh­ta­misen eri ener­gia­lajit. Oman energian joh­ta­mi­sessa kaiken pohjana on fyy­sinen energia, joka koostuu hyvin taval­li­silta tun­tu­vista asioita, kuten levosta ja lii­kun­nasta. On tai­tolaji osata johtaa omaa mieltä, ajat­telua ja tun­teita sekä sitä kautta aikaa. Jokainen voi kui­tenkin har­joi­tella näitä taitoja omalla koh­dallaan. 

6. Muista huo­lehtia palau­tu­mi­sesta 

Työstä palau­tu­misen pitäisi olla osa joka­päi­väistä elämää. Onkin huono tapa aja­tella huo­leh­ti­vansa itsestään kun­nolla vasta seu­raa­valla lomalla, kun on enemmän aikaa. Palau­tu­mista voi saada aikaan jo pie­nillä asioilla arjessa, kuten käve­ly­lenkillä tai käsi­töillä. Jokaista ihmistä palaut­tavat eri asiat, joten on tärkeää löytää, mitkä keinot toi­mivat juuri sinulle. 

Kan­nattaa myös miettiä, osaatko sinä vain olla. Aina ei nimittäin tar­vitse suo­rittaa, vaan toi­sinaan on hyvin tärkeää vain olla ja rau­hoittua omien aja­tustensa kanssa. Myös kesken kii­reisen työ­päivän voi pyrkiä rau­hoit­te­lemaan itseään esi­mer­kiksi hen­git­tä­mällä muu­taman kerran syvään.

7. “Tee” itsellesi lisää aikaa 

Kukaan meistä ei voi hallita aikaa, mutta tie­tyillä kei­noilla voi yrittää “tehdä” itselleen lisää aikaa. Ajan­hal­linta lähtee itsensä tun­te­mi­sesta, jolloin tietää itselle toi­mivia käytänteitä ja osaa hyö­dyntää niitä. Välillä on kui­tenkin tärkeää kysee­na­laistaa omia totuttuja asen­teita, usko­muksia ja toi­min­ta­tapoja. Toi­sinaan omat usko­mukset voivat osoit­tautua jopa vää­riksi. Lisäksi kan­nattaa sel­vittää, mihin omaa aikaansa käyttää, mitkä asiat ovat aika­var­kaita ja milloin olet tehok­kaim­millasi. Näitä asioita poh­ti­malla voi yrittää löytää itselleen lisää aikaa. 

8. Rakasta rutiineja 

Yleensä keho­tetaan pyr­kimään pois rutii­neista, mutta ajan­käytön koh­dalla näin ei ole. Rutiinit nimittäin sääs­tävät aikaa, koska asioita ei aina tar­vitse miettiä tai päättää uudelleen. Ajan­käytön kan­nalta rutiinit ovat hyvästä. Kun saat luotua itsellesi toi­mivia rutiineja, säästät enemmän aikaa ja myös luo­vuutta uuden teke­miseen.  

Haluatko kehittää itseäsi joh­tajana?

Oman itsen ja toisien joh­ta­minen on taito, jota kan­nattaa kehittää ja yllä­pitää jat­ku­vasti. Mutta mistä saisi aikaa tähän?

Nyt sinulla on mah­dol­lisuus ottaa joh­ta­misen 4 tärkeää teemaa haltuun vuo­ro­vai­kut­tei­sessa ja kevyessä verk­ko­val­men­nuk­sessa. Ei vie paljon aikaa eikä maksa mal­taita.

Lue lisää Minä joh­tajana ‑kiih­dy­tys­kaistan verk­ko­val­men­nuk­sesta!

Jos haluat saada enemmän vinkkejä ajan­käytön ja aikaan­saa­misen joh­ta­miseen, voit katsoa Ajan­käytön ja aikaan­saa­misen joh­ta­minen –webi­naarin koko­nai­suu­dessaan tästä: